Personvernerklæring for Oslo Golfklubb

[23. juli 2018]

Oslo Golfklubb er en idrettsklubb som levere golfopplevelser til klubbens medlemmer, gjester, samarbeidspartnere og treningsdeltagere. Personvernerklæringen baserer seg på Norges Golfforbunds mal for personvernerklæring.

Ordinært medlemskap/tidsbegrenset medlemskap

I forbindelse med ditt medlemskap i Oslo Golfklubb behandler vi en rekke person-opplysninger om deg.
Etter den nye personopplysningsloven trådte i kraft 20. juli 2018 skal vi gi deg informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger. Vi har derfor laget denne personvernerklæringen, hvor du kan lese om behandlingen av dine personopplysninger blant annet når du er medlem av Oslo Golfklubb.

Det er viktig for oss å understreke at vi kun behandler dine opplysninger til bruk for ditt medlemskap i Oslo Golfklubb. Vi videreselger aldri opplysninger om våre medlemmer til andre, og vi utleverer ikke dine personopplysninger til andre enn beskrevet i denne personvernerklæringen.

Oslo Golfklubb er behandlingsansvarlig – kontaktinformasjon

Oslo Golfklubb, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for de personopplysninger som vi har mottatt fra deg, og vi sikrer at dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Oslo Golfklubb kan kontaktes her:

Oslo Golfklubb
Ankerveien 127, 0766 Oslo
Organisasjonsnummer: 970 135 189
Telefon: 22510560
E-post: Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger, herunder det rettslige grunnlaget

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger i Oslo Golfklubb er enten et ordinært medlemskap, tidsbegrenset medlemskap, oppføring på venteliste for medlemskap eller som gjest (greenfeespiller/turneingsdeltager).

Dine personopplysninger behandles således for å kunne administrere ditt medlemskap i Oslo Golfklubb og spill på klubbens golfbane. Det omfatter:

• orientering om Oslo Golfklubbs aktiviteter i klubben og i klubbhuset, eksempelvis i nyhetsbrev og klubblad
• administrasjon av adgang til spill på banen
• registrering av score
• registrering av handicap
• turneringsplanlegging og -avvikling
• administrasjon av dine medlemsrettigheter i henhold til klubbens lov
• oppfyllelse av medlemsforpliktelser, herunder innkreving og betaling av kontingent
• avholdelse av sosiale arrangementer og sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• bruk av situasjonsbilder tatt på og omkring golfbanen både i det daglige og under turneringer
• administrasjon av introduksjonskort
• registrering og offentliggjørelse av klubbmestere og hole in one på hjemmeside, i klubbhuset og hole in one informasjon til Norges Golfforbund inkl. publisering på golfforbundet.no
• utsendelse av spørreskjemaer/tilfredshetsundersøkelser om ditt medlemskap i klubben
• oppbevaring av opplysninger med historisk verdi til statistikk og lignende
• opplysninger om foreldre til barn og unge under 18 år av hensyn til kontaktmuligheter
• hvis du som frivillig er med i Oslo Golfklubbs styre, eller i et utvalg eller komité, kan din kontaktinformasjon i form av navn, e-post, telefon og bilde bli delt med klubbens medlemmer på hjemmesiden, i kommunikasjonen til medlemmer, i klubbhuset og andre steder hvor det er relevant å opplyse om hvordan klubbens medlemmer kan kontakte deg

Vi behandler personopplysninger i form av registrerings- og kontaktopplysninger som navn, kjønn, adresse, innmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-postadresse, familietilknytning, yrke, kontingentkategori, kontingentinnkreving samt golfrelevante opplysninger som eventuell tidligere golfklubb, golfhandicap, starttidsbestillinger, turneringsinformasjon, politiattester (lovpålagt for aktuelle frivillige).
I forbindelse med donasjon til nytt klubbhus behandler klubben personopplysninger som navn, e-postadresse og fødselsnummer. 

Deling av dine personopplysninger

Vi sender personopplysninger til følgende mottakere:

• GolfBox
• Make
• Visma
• Vidi
• NETS
• ECIT Capstone (tidligere ABC Data)
• Golfspilleren i Sentrum
• Questback
• PayPal
• Contar
• Vipps
• Nordea
• DnB
• Solidus
• Nitschke
• Norges Idrettsforbund, jfr. NIFs lov § 10-5
• Norges Golfforbund som er særforbund under Norges Idrettsforbund (NIF) for ivaretakelse av golfens interesser og utvikling

Informasjon du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet (oslogk.no)

Som en viktig del av arbeidet med å lage et brukervennlig nettsted, har vi anledning til å se på brukermønsteret til de som besøker nettstedet. For å analysere informasjonen, bruker vi analyseverktøyet Google Analytics.
Google Analytics bruker informasjonskapsler/cookies (små tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin) og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson.
Informasjonen som samles inn fra Google Analytics lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern.

Hvor får vi dine personopplysninger fra?

Personopplysninger som behandles av Oslo Golfklubb innhentes kun fra deg eller din foresatte/verge, som har samtykket til din innmelding, oppføring på venteliste og treningsdeltagelse.
Ved inngåelse av medlemskap kan i tillegg personopplysninger innhentes fra GolfBox og idrettens sentrale database (Min idrett/ SportsAdmin).

Lagring av dine personopplysninger

Vi lagrer dine personopplysninger så lenge du er medlem/tidsbegrenset medlem (gjelder barn/unge i trening) hos oss, og i opptil 3 år etter kalenderåret for din utmeldelse. Dette på grunn av praktiske og administrative årsaker, f. eks. så er det behov for å lagre din handicapinformasjon ved evt. gjeninnmeldelse i klubben, eller innmeldelse i en annen klubb. I tilfeller hvor vi har et tilgodehavende hos deg, eller det finnes et lovkrav om lengre oppbevaringstid, vil vi lagre dine data så lenge det er relevant i forhold til disse regler/formål.

Dine rettigheter

Du har etter personopplysningsloven en rekke rettigheter i forhold til vår behandling av dine personopplysninger. Hvis du vil gjøre bruk av dine rettigheter, må du kontakte oss.

Innsyn i egne personopplysninger

Du har rett til å få innsyn i de personopplysninger, som vi behandler om deg.

Korrigering av personopplysninger

Du har rett til å få uriktige opplysninger om deg selv rettet.

Sletting av personopplysninger

I visse tilfeller har du rett til å få slettet opplysninger om deg selv, tidligere enn det generelle slettetidspunktet som beskrevet ovenfor.

Behandlingsbegrensning av personopplysninger

I visse tilfeller har du rett til å få behandlingen av dine personopplysninger begrenset. Hvis du har rett til å få begrenset behandlingen, kan vi fremover kun behandle opplysningene (utover selve lagringen) med ditt samtykke, eller når det er nødvendig for å fastlegge, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav, eller for å beskytte en annen person eller viktige samfunnsinteresser.

Innsigelse mot behandling av personopplysninger

I visse tilfeller har du rett til å gjøre innsigelse mot vår behandling av dine personopplysninger. Du kan også gjøre innsigelse mot behandling av dine opplysninger til direkte markedsføring.

Overføring av personopplysninger (dataportabilitet)

I visse tilfeller har du rett til å få utlevert personopplysninger i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format, samt å få overført personopplysninger fra én behandlingsansvarlig til en annen.
Du kan lese mer om dine rettigheter på www.datatilsynet.no.

Behandling av personopplysninger for personer som ikke er medlem i Oslo Golfklubb

Greenfeespillere og turneringsdeltagere

Vi behandler personopplysninger i form av: registrerings- og kontaktopplysninger som navn, kjønn og golfrelevante opplysninger som golfhandicap og starttidsbestillinger.

Ventelisteoppføring for medlemskap i Oslo Golfklubb

Ventelisteoppføring omfatter deg som er oppført på Oslo Golfklubbs ventelister for medlemskap. Klubben har to ventelister; Administrativ venteliste og Familieventelisten.

Administrativ venteliste:
Ved oppføring på administrativ venteliste (venteliste som alle kan føre seg opp på) er det viktig for oss å understreke at vi kun behandler dine opplysninger for å kunne ivareta din plassering på listen samt sende ut årlig ventelistegebyr og tilbud om medlemskap når den tid kommer. Personopplysningene benyttes også ved et eventuelt medlemskap i klubben.

Ved oppføring på administrativ venteliste behandler vi personopplysninger i form av navn, kjønn, fødselsdato, bostedsadresse, e-postadresse og telefonnummer.

Familieventelisten:
Aktive medlemmer i Oslo Golfklubb kan føre opp ett nært familiemedlem per år.
Ved oppføring på Familieventelisten behandler vi både personopplysninger gjeldende det Aktive medlem, men også personopplysninger om familiemedlem som ønskes inn som medlem i Oslo Golfklubb.
Formålet med behandling av det Aktive medlems personopplysninger er å kunne ivareta ventelisteplassering for person som ønskes inn og å kunne sende ut avslag/tilbud om medlemskap.
Formålet med behandling av personopplysninger om familiemedlem er å kunne benytte disse til registrering som medlem ved et eventuelt tilbud om medlemskap og for å kunne ivareta vedkommende som nytt medlem i klubben.

Ved oppføring på Familieventelisten behandler vi personopplysninger i form av navn, det aktive medlems ansiennitet i klubben, familierelasjon, fødselsdato, bostedsadresse, e-postadresse og telefonnummer.

Kurs/treningsdeltagere og deres foresatte

Vi behandler personopplysninger i form av navn, fødselsdato, adresse, aktivitetstilhørighet, epost, mobil på barn og unge som er i trening ved klubben. Vi behandler også navn, adresse, e-postadresse og mobilnr. til foreldre/foresatte til barn/unge som deltar i trening ved klubben.
Deltagelse på kurs/trening i sommerhalvåret (mai mnd. til okt. mnd.) gir tidsbegrenset medlemskap (TM1, TM2 og TM3).

Dekkskift / dekkhotell

Vi behandler personopplysninger i form av navn, telefon, e-post og bilens registreringsnummer.

Klage til Datatilsynet

Hvis du mener at behandlingen av dine personopplysninger skjer i strid med gjeldende rett, kan du klage til Datatilsynet. Du finner Datatilsynets kontaktopplysninger på www.datatilsynet.no.

Revidering av personvernerklæringen

Vi oppdaterer denne personvernerklæringen hvis det skjer endringer i måten vi behandler dine personopplysninger på. Ved endringer vil datoen øverst i personvernerklæringen bli endret. Den til enhver tid gjeldende personvernerklæring vil være tilgjengelig på vår hjemmeside og vil også bli sendt ut til orientering til alle medlemmer.